Pianificazione dei Servizi

Introduzione

La pianificazione dei servizi su Prometeo è orientata alle aziende che hanno necessità di pianificare diverse tipologie di attività quali:

• Ritiri con formulario per i soggetti che effettuano il trasporto del rifiuto (anche quando verso il proprio impianto);
• Trasporti di merci da effettuarsi con DDT;
• Analisi chimiche;
• Rapporti di intervento per tutte le attività “extra-trasporto” (es. consulenze periodiche).

Sulla base di una serie di “appuntamenti”, generati automaticamente tramite un piano di servizio o manualmente tramite una richiesta di servizio “puntuale”, Prometeo consentirà di visualizzare un calendario servizi e di generare automaticamente i documenti (formulari, DDT ecc.) relativi alle attività da svolgere a scadenza.

I piani di servizio generano delle richieste di servizio “automatiche” con una frequenza predeterminabile (es. ogni mercoledì per i prossimi 6 mesi).

La richiesta di servizio “puntuale” si basa su una specifica richiesta occasionale del cliente (es. ricevo una telefonata in cui il produttore mi richiede un ritiro per il prossimo mercoledì).

Giri

Prometeo prevede due concetti di “giro” utilizzabili alternativamente a seconda delle esigenze:

• Periodico. Consente di impostare una frequenza standard per i piani di servizio a cui è associato e “armonizzare le scadenze” generate dal software. Tutti i piani che appartengono ad un giro, saranno visualizzati sul calendario in un unico ‘mattoncino’.
  Lo spostamento di data un mattoncino di un giro, determina l’automatico spostamento di tutti le scadenze generate dai piani che appartengono a quel giro.
• Giornaliero-Autista/Targa. “Entità” utilizzata per raggruppare diverse richieste di servizio relative alla stessa data e a cui saranno associabili un trasportatore, una targa e un conducente.
  In altri termini, il “giro” che un autista deve effettuare con un determinato mezzo in uno specifico giorno. Questo raggruppamento consentirà, scelta una data specifica, di abbinare velocemente tutti i viaggi privi di autista/mezzo ad un autista/mezzo specifico dalla videata ‘Visualizza servizi e genera documenti’.

Giro Periodico

La frequenza impostata su un giro periodico sarà richiamata automaticamente su tutti i piani di servizio a cui sarà collegato.

Il giro periodico è anche utilizzato per “armonizzare” la creazione automatica delle scadenze quando le date di partenza dei piani di servizi non dovessero coincidere (perché i 2 piani con stesso giro associato sono stati creati in momenti diversi).

Una volta creati i piani ed associato lo stesso giro, per “armonizzare” le scadenze clicca su l’icona “ingranaggi” posta a destra del campo “Giro”.

Nell’immagine di esempio il “Giro 01″ ogni 14 giorni con data di partenza il martedì applicherà su tutti i piani di servizi a cui sarà collegato la periodicità di ogni 2 settimane il martedì.

Inoltre, rispetto alla citata “armonizzazione” delle scadenze:

• un piano con data inizio 8/03/2022 e giro 01 associato genererà richieste di servizi in data 22/03 e 5/04;
• un eventuale secondo piano con data inizio 15/03/2022 e giro 01 associato genererà comunque la prima richiesta di servizi in data 22/03 (anche se la prima data utile, in assenza di giro associato, sarebbe martedì 29/03).

Giro Giornaliero-Autista/Mezzo

Il giro giornaliero nasce in ottica pianificazione è un’entità utilizzata per raggruppare diverse richieste di servizio relative alla stessa data e a cui saranno associabili un trasportatore, una targa e un conducente.

Una volta creato un giro giornaliero, diverse richieste di servizi, sulla videata ‘Visualizza servizi e genera documenti’ potranno essere “trascinate” su di esso, con conseguente attribuzione di data del servizio, targa e conducente ad indicare l’avvenuta pianificazione (vedi pagine successive del manuale).

Piani di servizio

Voci di menu: “Pianificazione dei Servizi > PIANI DI SERVIZIO > Piani di servizio”.

Con questa videata puoi configurare i tuoi piani di ritiro periodici (a frequenza nota) che genereranno delle richieste di servizi “automatiche”. I campi azzurri sono quelli effettivamente obbligatori/guida.

In questo esempio, i ritiri sono stati pianificati con periodicità “ogni 2 settimane”, il martedì a partire da lunedì 08/03/2022 (e fino all’8/04/2022): i singoli ritiri (che il programma “vede” come richieste di servizi “automatiche” saranno generati in data 22/03, 5/04 ecc.

I formulari eventualmente generati saranno compilati in parte con: Produttore SL/UL “Rossi Mario”, CER trasportato “150101”, Trasportatore “Informatica EDP Srl”, data emissione coincidente con la data della richiesta di servizi automatica.

Campi di interesse (in grassetto quelli obbligatori):

• Giro (facoltativo);
• Oggetto (1), descrittivo del ritiro;
• Data Inizio (2);
• Data Fine (3);
• Tipo periodicità (4), indica il “Ripeti ogni” N giorni, settimane, mesi o anni. In alternativa puoi indicare un giorno fisso mensile (es. il 18 di ogni mese, indipendentemente dal giorno settimanale in cui questo “cade”) o più giorni della settimana contemporaneamente.

Giorni.

Settimane (con eventuale indicazione di uno o più giorni).

Mesi (con eventuale indicazione di un giorno fisso mensile).

Anni.

• Sede legale/unità locale produttore (5), indica il produttore presso cui effettuare il ritiro e la relativa unità locale;
• Servizio (6), tramite l’apposito menu a tendina avrai la possibilità di indicare se l’oggetto del servizio sarà un CER su un formulario, un articolo su un DDT, un’analisi relativa a un CER o a un MPS.

• Il “Prodotto” (7) potrà essere specificato pescando dalla lente d’ingrandimento del campo alla destra della tendina. In caso di analisi potrai specificarne la tipologia di analisi (generica, caratterizzazione, omologa).
• Formulario (in caso di ritiro CER), da compilare per scegliere il frontespizio sul quale generare automaticamente i formulari derivanti dalla pianificazione (l’informazione risulterà compilata automaticamente in presenza di un solo frontespizio);
• Causale (in caso di ritiro CER) (8), da compilare per scegliere la causale relativa al formulario che sarà generato. Ad esempio, su un registro destinatario, avente le casistiche speciali attive e la gestione dei cantieri propri, potrò generare dei formulari I (ingresso), IPC (ingresso da cantiere di terzi), U (uscita). L’informazione risulterà compilata automaticamente in presenza di una sola causale possibile per quel tipo di formulario;
• Indicatori cromatici (vedi sotto)
• Trasportatore (10), se noto potrai indicarlo e figurerà automaticamente sul formulario/DDT generato dalla pianificazione. Prometeo proporrà in automatico la tua azienda se configurata anche come trasportatore;
• Targa, se nota potrai indicarla e figurerà automaticamente sul formulario/DDT generato dalla pianificazione.
• Conducente, se noto potrai indicarlo e figurerà automaticamente sul formulario/DDT generato dalla pianificazione.
• Destinatario, se noto potrai indicarlo e figurerà automaticamente sul formulario/DDT generato dalla pianificazione. Prometeo proporrà in automatico la tua azienda se configurata anche come destinatario;
• Ora inizio trasporto;
• Quantità (all’origine sul formulario/DDT).

Il software genera massivamente i servizi previsti tramite la creazione di singole richieste di servizio “automatiche” all’atto del salvataggio del piano.

Salvo indicazione di uno specifico “giro”, la data di partenza della generazione influisce sul giorno in cui cadranno le richieste di servizi: se faccio partire la generazione il giovedì e indico periodicità settimanale ma senza indicare un giorno preciso, tutte le richieste relative saranno il giovedì.

N.B. Le modifiche apportate a un piano salvato (che ha già generato delle richieste di servizi) vengono riportate automaticamente su tutte le altre richieste.

Dalla schermata “Visualizza piani di ritiro” è possibile visualizzare e richiamare i piani già inseriti su Prometeo, verificandone la relativa periodicità.

Indicatori cromatici su piano/richiesta di servizio

Le icone ti consentiranno di verificare, contestualmente al caricamento di una richiesta, la presenza e lo “stato” rispettivamente di: una scheda di caratterizzazione, un’analisi chimica, un preventivo e un contratto.

I pulsanti assumono colori diversi per indicare la presenza/assenza del relativo documento:

• Rosso – Assente;
• Arancio – Scaduto;
• Giallo – In scadenza;
• Verde – Ok:
• tenendo il mouse fermo sul pulsante un’etichetta ne indica lo “stato”, mentre un click pulsante consente di aprire il documento collegato (se presente).

Programmi di servizi

I “programmi di servizi” rappresentano dei raggruppamenti di diverse “singole” richieste di servizio tutte riconducibili a uno stesso cliente.

Nell’immagine di esempio a seguire, dopo aver creato un programma di servizi legato al cliente “Prova Rossi Mario” ed aver salvato, l’utilizzo reiterato del pulsante  ha permesso la pianificazione di 2 diversi ritiri rifiuto (150101, 150106) e di un’analisi chimica relativa al 150110.

Clicca su per ogni attività che vuoi pianificare.

Richieste di servizio

Voci di menu: “Pianificazione dei servizi > Richieste di servizi”.

Per i soggetti che trasportano il rifiuto e non gestiscono la pianificazione dei ritiri con pianificazioni con una frequenza predeterminata, ma effettuano i ritiri sulla base di richieste contingenti pervenute dai clienti, esiste la possibilità di creare singole richieste di servizi in corrispondenza della data in cui dovrà essere effettuato il singolo ritiro.

Campi di interesse:

• Data servizio programmata (1);
• Stato;

• Sede legale e unità locale del produttore (2);
• Cliente, se diverso dal produttore;
• Servizio (tipo) (3), tramite il seguente menu a tendina

• CER/Articolo di riferimento (4), selezionabile pescando dall’apposita lente;
• Frontespizio formulario e causale (5), l’informazione risulterà compilata automaticamente in presenza di un solo frontespizio/causale;
• Gli indicatori cromatici già citati (6);

• Trasportatore (7), il software proporrà automaticamente la tua azienda;
• Destinatario (8), se noto potrai indicarlo e figurerà automaticamente sul formulario/DDT generato dalla pianificazione. Prometeo proporrà in automatico la tua azienda se configurata anche come destinatario;
• Se note, potranno essere valorizzate una serie di informazioni di contorno quali Targa, Conducente, Annotazioni del formulario generato automaticamente a partire dalla richiesta di servizi puntuale;
• Eventuali “Note”, legate alla specifica richiesta di servizio.

RICAPITOLANDO: Indica la Data ritiro, il frontespizio formulario su cui vorrai scrivere il formulario generato e il tipo di formulario (“TSD” se si tratta di un trasporto), il codice CER oggetto del servizio, Produttore, Trasportatore, Destinatario.

La linguetta “Dati viaggio” ti permette di indicare delle ulteriori informazioni sulla richiesta (quali, ad esempio, l’operatore ai fini della generazione automatica di un DDT).

La linguetta “Intermediari” ti permette di indicare uno o più intermediari (che figureranno anche sul formulario generato da quella richiesta di servizio).

La linguetta “Voci in fattura” ti permette di indicare i prezzi che vorrai applicare sul formulario generato automaticamente a partire dalle singole richieste di servizi (con modalità analoghe a quanto indicato sul manuale “Fatture” in riferimento alla prezzatura dei formulari).

La linguetta “Costi” ti permette di indicare gli eventuali costi che vorrai applicare sul formulario generato automaticamente a partire dalle singole richieste di servizi.

La linguetta “Note” ti permette di gestire delle note specifiche per i soggetti coinvolti nel ritiro: ad esempio sulla stampa richiesta di servizi per il Produttore, visualizzerai solo le note indicate nel campo “NOTE PRODUTTORE”.

Successivamente al salvataggio, il pulsante  in alto a destra nella toolbar

consente di stampare la richiesta di servizi, anche in riferimento agli specifici soggetti coinvolti nel ritiro.

Le note “specifiche per soggetto” relative alla richiesta di servizi sono gestibili tramite l’apposita linguetta “Note” dell’anagrafica generale.

Linguette “Note” analoghe sono altresì disponibili sui cantieri e sui CER preferiti.

Calendario Servizi

Voci di menu: “Pianificazione dei servizi > Calendario servizi”.

La schermata del “Calendario ritiri” consente di visualizzare in maniera più ampia le richieste di servizi relative ai ritiri “pianificati” o “a chiamata”.

Nella parte alta della finestra, una serie di filtri per data e altri parametri consentono di visualizzare solo i ritiri di interesse, raggruppandoli anche per “variabile”.

La toolbar del calendario aziendale prevede una serie di funzionalità, legate alla visualizzazione (linea temporale, settimanale, mensile…), che ti invitiamo ad esplorare (soffermandosi con il mouse sui vari pulsanti ne viene illustrata la descrizione).

E’ anche possibile memorizzare un layout personalizzato per il calendario.

Segue una visualizzazione “linea temporale”, con riquadri grandi e dati concatenati su un’unica riga”:

Segue una visualizzazione “settimanale, raggruppata per “Giri”:

Infatti, se si è scelto di collegare a dei piani di servizio un “giro periodico”, sarà possibile visualizzare dei “raggruppamenti di mattoncini” (con simbolo) relativi al singolo giro ed agire direttamente su quelli ai fini della pianificazione delle attività. Sarà necessario impostare il flag su “Giri” nella linguetta “Filtri” del calendario.

Il doppio click sul “mattoncino” relativo alla richiesta di servizio apre la schermata della richiesta stessa. Per cambiare la data di una richiesta è sufficiente “trascinare” il mattoncino sul giorno di interesse.

Visualizza servizi e genera documenti

Voci di menu: “Pianificazione dei servizi > Visualizza servizi e genera documenti”.

Nella parte alta della finestra “Visualizza servizi e genera documenti” una serie di filtri consente di visualizzare le richieste di servizio puntuali di interesse (Produttore, Trasportatore, Destinatario, CER), tuttavia la visualizzazione delle date dei ritiri è sotto forma di elenco tradizionale (e non in calendario “scorrevole” a sequenza temporale, come nel calendario servizi).

Il doppio click su una riga apre la finestra relativa alla singola richiesta di servizi.

Il tasto “Visualizza” (1)  consente di visualizzare le richieste di servizi disponibili per il periodo di interesse (“Da Data” – “A Data”).

Il tasto “Genera documenti” (3)  genera un formulario/DDT/analisi per ogni servizio “spuntato” in griglia. I servizi per i quali sono già stati generati i relativi documenti sono evidenziati in verde (ed avranno stato “Confermato”). I formulari potranno essere generati anche in stato “Bozza” spuntando “Genera formulari in bozza” .

Il tasto “Elenco Formulari generati” (a destra del precedente),  apre le classiche schermate di visualizzazione, ma in riferimento ai soli documenti generati con questa modalità.

Il tasto “Stampa formulari” (a destra del precedente) consente di stampare a modulo continuo/vivifir SOLO i formulari già generati (selezionando la relativa scadenza del ritiro).

Il tasto “Evadi”  nasconde le righe relative a servizi per i quali è già stato generato un documento.

Il pulsante “Stampe servizi” (2) consente di accedere a diverse tipologie di stampe delle richieste selezionate da utilizzarsi a seconda delle esigenze.

Esempio di stampa ritiri “Raggruppata” per conducente “Rossi Mario”:

Aggiorna dati sulla visualizza servizi

La linguetta “Aggiorna dati” (1) sulla visualizza servizi può essere utilizzata, in ottica pianificazione delle attività, per gestire massivamente l’assegnazione/variazione sule richieste di servizio selezionate di data, targa del mezzo, cognome e nome del conducente, stato e altre informazioni.

Nell’immagine di esempio si sta provvedendo ad assegnare il conducente (2) Verdi Giuseppe sulle richieste di servizio selezionate.

Una volta effettuate le opportune selezioni, clicca su  Aggiorna (3).